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In 7 Schritten eine E-Mail schreiben (Teil 3)

Schritt 7: Tragen Sie die Empfänger ein und fügen Sie gegebenenfalls Anhänge bei

Erst ganz am Ende Ihrer E-Mail sollten Sie den oder die Empfänger in das „An“-Feld eintragen. Warum? Zum einen schützen Sie sich so vor dem versehentlichen, vorzeitigen Versand, falls Sie – bevor Sie mit dem Schreiben Ihrer E-Mail fertig sind – aus Unachtsamkeit auf „Senden“ klicken. Zum anderen steht dieser Schritt bewusst am Ende, um so die hohe Bedeutung der Empfängerauswahl bewusst zu machen.

Massen-E-Mails filtern: Wen interessiert was?

Da man bei E-Mails sehr leicht mehreren Empfängern dieselbe Nachricht schicken kann, nutzen auch viele Büroarbeiter diese Möglichkeit. Das Problem dabei: Man neigt dazu, seine E-Mails auch Personen zukommen zu lassen, die der Inhalt gar nicht oder nur am Rande interessiert.

Insofern ist dieser siebte Schritt nochmals ein Filter. Bereits im ersten Schritt haben Sie ja überlegt, ob Ihre E-Mail wirklich nötig ist – prüfen Sie nun ein zweites Mal. Versenden Sie Ihre Nachrichten immer nur an die Empfänger, die diese unbedingt erhalten müssen. Denn mit jeder E-Mail, die Sie abschicken, steigt die Nachrichtenflut.

CC nicht an jeden!

Gleiches gilt für Eintragung von Namen in der Kopie-Zeile („CC“) – seien Sie zurückhaltend und setzen Sie nur dann Empfänger ein, wenn Sie davon überzeugt sind, dass der- oder diejenige wirklich über den Vorgang informiert werden muss. Die meisten E-Mail-Programme verfügen zudem über die Möglichkeit, Nachrichten als „blinde Kopie“ („BCC“) an weitere Empfänger zu verschicken. In diesem Fall sehen die adressierten Empfänger nicht, wer diese Nachricht noch erhält.

Das ist in der Regel grob unhöflich und sollte daher unterbleiben. Nur in einem Fall erscheint eine Ausnahme gerechtfertigt: Nämlich dann, wenn Sie aus Datenschutzgründen die E-Mail-Adressen Ihres Verteilers vor anderen schützen wollen (zum Beispiel beim Versand eines Newsletters).

Nur nicht lächerlich machen!

Die Standardprogramme haben zudem die Funktion, Wichtigkeit und Vertraulichkeit mit unterschiedlichen Stufen zu belegen. Machen Sie davon keinen Gebrauch. Verwenden Sie die Kennzeichnung mit „hoher Priorität“ (Ausrufezeichen) nur dann, wenn es wirklich angemessen ist.

Die Sache mit der Prioritätensetzung ist wichtig: Wer seine Nachrichten häufig als dringlich kennzeichnet, macht sich lächerlich und wird bald nicht mehr ernst genommen!

Anhang-Größe

Bevor Sie abschließend auf „Senden“ klicken, fügen Sie gegebenenfalls Ihre Anhänge bei. Beachten Sie dabei Folgendes: Prüfen Sie, ob die Dateigröße der Anhänge für Ihren Empfänger nicht zu groß ist. Einige Unternehmen haben die maximale Datenmenge, die die Mitarbeiter empfangen können, begrenzt, zum Beispiel auf 5 MB.

So kann es sein, dass Ihre E-Mail vom Firmenserver abgefangen und nicht zugestellt wird. Verwenden Sie „virensichere“ und kompakte Dateiformate. Unkritisch und gern gesehen sind pdf-Anhänge.

Tipp zum Schluss: Abwesenheitsnotiz

Wenn Sie längere Zeit nicht per E-Mail zu erreichen sind, dann sollten Sie in Ihrem E-Mail-Programm die Abwesenheitsnotiz-Funktion aktivieren. Bitte verzichten Sie darauf, spaßig gemeinte Formulierungen zu verwenden („Ich werde mich in den nächsten vierzehn Tagen auf Mallorca erholen“) oder nur einen Textbrocken hinzuwerfen („Ich bin dann mal fort“).

Stattdessen sollten Sie ohne Begründung sagen, ab wann Sie wieder erreichbar sind und wer Sie in der Zwischenzeit vertritt; geben Sie Telefonnummer und E-Mail-Adresse Ihres Vertreters bekannt.